In deze blog beantwoorden we de vijf meest gestelde vragen over vertrouwenspersonen. Ontdek waarom ze essentieel zijn, wanneer je ze inschakelt, en hun voordelen.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Als werkgever ben je verplicht om zoveel mogelijk te voorkomen dat werknemers ongelukkig of zelfs ziek worden. Feit is dat een grote oorzaak van langdurige arbeidsongeschiktheid ongewenst gedrag op de werkvloer is.
In zee gaan met een externe vertrouwenspersoon is een goed begin; een medewerker die ergens mee zit, kan dan laagdrempelig en vertrouwelijk bij een onafhankelijk persoon terecht, die hem/haar een luisterend oor biedt en die helpt bij het in kaart brengen van mogelijke oplossingen en wat de bijbehorende effecten zijn. Hierdoor voelt de medewerker zich gehoord en gesteund en wordt hij/zij bovendien empowered om bijvoorbeeld zelf op een goede manier zaken bespreekbaar te maken.
Uit de praktijk blijkt dat het overgrote deel van de gesprekken met een vertrouwenspersoon bij één consult al het gewenste effect heeft en erger (escalaties zoals in de media nu regelmatig voorbij komen) kan worden voorkomen. In een tijd waarin bedrijven het verschil kunnen maken door goed werkgeverschap en daarmee het welzijn van haar medewerkers voorop te stellen, fungeert de vertrouwenspersoon dus als essentiële schakel in het bevorderen van een positieve en productieve werkcultuur.
Wanneer schakel je een vertrouwenspersoon in?
Het beste is om preventief bezig te zijn met het creëren van een veilige werkomgeving en dit te hebben ingericht voordat zich meldingen voordoen. Wanneer werkgevers op deze manier aandacht besteden aan het welzijn van hun medewerkers, verhoogt dit direct het gevoel van veiligheid en laat je als werkgever zien dat je dit thema belangrijk vindt!
Wanneer vervolgens een van de medewerkers een gevoel van sociale onveiligheid ervaart, dan is de route reeds bekend en kan de vertrouwenspersoon snel worden gevonden waardoor er adequaat kan worden gehandeld (ipv dat mensen hier lange tijd gebukt onder gaan met uitval, ziekte, verloop of escalaties tot gevolg).
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Op dit moment is er sprake van een wetsvoorstel dat bij de Eerste Kamer ligt en waarbij organisaties vanaf 10 medewerkers met ingang van 1 januari 2025 verplicht worden om een vertrouwenspersoon te hebben. Deze directe verplichtstelling zit er dus aan te komen. Toch is er nu al sprake van een indirecte verplichtstelling omdat iedere werkgever volgens de Arbowet verplicht is om zogenaamd psychosociale arbeidsbelasting beleid (PSA-beleid) te voeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een belangrijke factor om hier vorm aan te geven.
Goed te weten: op het niet hebben van goed doordacht en geïmplementeerd PSA beleid staan hoge boetes, nog los van schade die verhaald kan worden in zaken waar werkgeversaansprakelijkheid in het geding is.
Wat zijn de voordelen van een externe vertrouwenspersoon?
De belangrijkste voordelen van een externe vertrouwenspersoon ten opzichte van een interne vertrouwenspersoon, zijn:
Onafhankelijkheid – Interne vertrouwenspersonen kunnen in lastige situaties terechtkomen doordat zij zowel vertrouwenspersoon als collega zijn. Wanneer is hij/zij collega en wanneer vertrouwenspersoon, wanneer je bijvoorbeeld met elkaar bij de koffiecorner staat? Dat zal heel helder moeten zijn. De praktijk laat dan ook zien dat dergelijke situaties dikwijls leiden tot gewetensnood of belangenverstrengeling. Helemaal lastig wanneer deze rol wordt gecombineerd met een functie van HR of als leidinggevende. Dit wordt dan ook sterk afgeraden.
Externe vertrouwenspersonen hebben als voordeel dat zij geen onderdeel zijn van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Vertrouwelijkheid – Het werkt drempelverlagend om een ongewenste ervaring te delen met een onafhankelijk iemand waar je in vertrouwen jouw verhaal kan doen en die jou in regie laat bij eventuele vervolgstappen.
Deskundigheid – Externe vertrouwenspersonen zijn meestal professionals die specifiek zijn opgeleid voor deze rol en hebben hierin ervaring opgedaan.
Focus – Bij de inzet van een externe vertrouwenspersoon heeft de organisatie geen inzetverlies van een interne medewerker. Deze laatste kan zich volledig focussen op zijn/haar eigenlijke werk. Ook scheelt het de organisatie opleiding- en hercertificeringskosten.
Zit er verschil in kwaliteit van vertrouwenspersonen?
Vertrouwenspersonen die opgeleid en gecertificeerd zijn, staan ingeschreven in het beroepsregister van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Deze zijn per januari 2024 te herkennen onder de noemer ‘Register Vertrouwenspersoon’. Er zijn afgelopen jaar honderden vertrouwenspersonen bijgekomen en helaas grote verschillen in kwaliteit. Dit kan ervoor zorgen dat er meer kwaad dan goed wordt gedaan in een organisatie. Let er bij het kiezen van een vertrouwenspersoon goed op dat deze vertrouwenspersoon kennis en ervaring heeft op gebied van Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit, zodat je voor beide onderwerpen bij de vertrouwenspersoon terecht kunt (en jouw vertrouwenspersoon dit dus als combifunctie ziet).
Hiernaast is het van cruciaal belang dat er (naast een LVV registratie) aan intervisie en her- en bijscholing wordt gedaan, de vertrouwenspersoon zichtbaar is en kan ondersteunen met heldere rapportages, hij/zij beschikt over goed doordacht (voorlichtings-)materiaal én ook dat er veel aandacht gaat naar het stuk preventie in de vorm van voorlichting. Goede en heldere voorlichting voorkomt namelijk dat medewerkers een vertrouwenspersoon consulteren omdat ze bijvoorbeeld ontevreden zijn over hun arbeidsvoorwaarden en/of anderszins een issue hebben die elders geadresseerd dient te worden, ofwel dit zorgt er juist voor dat iedereen bij een ongewenste situatie juist weet te handelen.
Mint werkt samen met het landelijk dekkend netwerk van VP Initiatief, een kwaliteitsnetwerk van externe register vertrouwenspersonen die continu bezig zijn met zich doorontwikkelen als professional. Als werkgever ben je dus via Mint niet alleen verzekerd van kwalitatieve vertrouwenspersonen, ook goede voorlichting, ondersteuning bij het voeren van correct intern beleid (dat dus voldoet aan meest actuele wet- en regelgeving) én tijdige signalering bij onverhoopte onregelmatigheden binnen je organisatie.